عارضه یابی به معنای شناخت جامع و همه جانبه وضع موجود است.
عارضه یابی می تواند به صورت جامع و همه جانبه نگر بوده و یا به صورت ویژه بر روی یکی از حوزه های سازمانی مانند منابع انسانی، بازاریابی و یا فروش و … تمرکز کند.
نتایج عارضه یابی دقیق بهتر است به صورت کمی ارائه شود. چرا که نتایج کمی این امکان را ایجاد کرده تا روند رشد یا نزول هر شاخص در سازمان در طول زمان قابل پیگیری باشد و همچنین امکان مقایسه با نمونه های مشابه را مهیا می کند. در واقع می توان عارضه یابی را به مانند چک آپ پزشکی برای بدن انسان دانست. با وجود اینکه هر فرد از اوضاع و احوال کلی جسم خود آگاه است، اما در نتیجه آزمایش ها و عکس برداری اطلاعات دقیق تری از وضعیت موجود به دست می آید و در نتیجه تشخیص دقیق تری به عمل آمده و سیاست ها و استراتژی های بهتری اتخاذ خواهد شد.
عارضه یابی سازمان اغلب به عنوان حساس ترین بخش استقرار یک طرح بهبود در سازمان تلقی میگردد. یکی از مهم ترین اقداماتی که سازمان های موفق برای ارتقای اثر بخشی خود انجام می دهند؛ عارضه یابی صحیح و به موقع است که این امکان را به مدیران می دهد که همواره از مشکلات و مسائل جاری کارکنان سازمان خود مطلع باشند و از بحرانی شدن آن جلوگیری نمایند.
عارضه یابی سازمانی، فرایند تشریک مساعی بین اعضای سازمان و مشاوران عارضه یابی سازمان به منظور جمع آوری اطلاعات مناسب و مربوط در مورد مشکلات اساسی سازمان و دلایل آن، تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده و نتیجه گیری از تحلیل های به عمل آمده و دسته بندی مشکلات در دو سطح عمومی و تخصصی و ارائه پیشنهاداتی در خصوص جهت گیری های لازم در راستای رفع مشکلات دسته بندی شده می باشد.
اصلی ترین فعالیت “خانه مهندسی مدیریت” عارضه یابی سازمانی با دو روش متفاوت است.
حالت اول: عارضه یابی کلی سازمان ها
در این روش بنابر درخواست سازمان، جلسات مشاوره و معارفه تیم عارضه یاب با کارشناسان سازمان برقرار شده و پس از آن با حضور تیم مشاوره در محل سازمان کلیه فرایندهای اصلی آن سازمان مورد بررسی قرار گرفته و در نهایت نتیجه بررسی های انجام شده در قالب یک گزارش تفصیلی به سازمان ارائه خواهد شد. در این روش کلیه فرایندهای سازمان مورد بررسی قرار گرفته و نقاط ضعف و قوت سازمان و همینطور فرصت های بهبود به سازمان اعلام خواهد شد.
حالت دوم: عارضه یابی سازمان به صورت موضوعی
در این روش مکانیزم عملکردی تیم عارضه یابی در سازمان مشابه با روش اول می باشد. تفاوت این روش با روش اول در آن است که در روش اول کلیه فعالیت های سازمان مورد بررسی قرار گرفته ولی در این روش برخی از فرایندهای خاص، به صورت موضوعی مثل سیستم انبار، منابع انسانی، فروش، بازاریابی و یا هر کدام از فرایندهای سازمان سازمان به صورت تخصصی مورد بررسی قرار خواهد گرفت. در این روش نیز همچون روش اول در پایان نتایح بررسی های تیم عارضه یابی در قالب یک گزارش تفصیلی به سازمان ارائه خواهد شد.